Jak stworzyć dobry brief? Poradnik!

Po co właściwie te briefy?

Masz pomysł na zmiany w Twojej marce? A może chcesz zbudować coś nowego? Nie wiesz, od czego zacząć? W 90% przypadków zostaniesz poproszony o przygotowanie briefu. Brzmi nieznajomo? Wiele osób zastanawia się, czym jest brief, co powinien zawierać i jak należy go przygotować. Brief będzie pewnym ułatwiaczem w procesie tworzenia elementów wizualnych.

Ciekawostka! Według opublikowanych danych ponad 60% marketerów uważa, że zasoby wizualne są niezbędne do skutecznego marketingu. Natomiast 94% osób ocenia markę na podstawie jej szaty graficznej, odrzucając źle zaprojektowane produkty i strony na rzecz bardziej wiarygodnych.

Brief ma znaczenie na linii współpracy pomiędzy projektantem a klientem. Odgrywa bardzo ważną rolę w procesie kreatywnym i tworzeniu różnorodnych kreacji. Wielu specjalistów branży uważa, że bez briefu ani rusz. Jednak w rzeczywistości sprawa wygląda bardzo różnie. Zazwyczaj przygotowanie briefu jest uznawane za dobrą praktykę, która zdecydowanie ułatwia pracę i pozwala jasno określić, czego oczekuje klient.

Niestety nigdzie nie znajdziesz przepisu na dobry brief dla grafika. Nie istnieją złote zasady mówiące, że przygotowanie briefu w konkretny sposób - zadziała. W większości przypadków usłyszysz słynne „to zależy”. Jednak mogę dać Ci kilka wskazówek, które zdecydowanie ułatwią jego przygotowanie i uskutecznią pracę osobom odpowiedzialnym za realizację Twojego przedsięwzięcia. Zacznijmy od początku!

Chcesz porozmawiać? Stworzyć brief? Napisz!

Czym jest brief dla grafika

Najprościej ujmując - brief, czyli zbiór informacji o projekcie i jego zleceniodawcy. Podstawa każdego zlecenia w marketingu - pierwszy krok. Dokument ten i wszystkie zawarte w nim dane są niezbędne do stworzenia indywidualnej oferty dla Ciebie. Po otrzymaniu konkretnych wytycznych zleceniobiorca podejmie zdecydowane działania w realizacji Twojego zamówienia. Warto podkreślić, że wszystkie informacje powinny być przedstawione w sposób sumienny, rzetelny i precyzyjny. Kto lepiej zna Twoją branżę niż Ty sam? To Ty działasz w niej na co dzień!

Przygotowując brief, pomagasz realizatorom projektu, ale również sobie. Zapytasz, ale jak to? Przygotowując ten rodzaj dokumentu, masz możliwość ponownego przeanalizowania własnego pomysłu, jego słabych i mocnych stron, a także oczekiwań wobec zleceniobiorcy. Ponadto brief pozwala Ci usystematyzować całą wiedzę i w razie niejasności powrócić do pierwotnych założeń.

Może można bez briefu?

Oczywiście, że tak, ale prędzej czy później zostaniesz poddany wywiadowi, którego możesz uniknąć, wypełniając brief. Na pewnym etapie zleceniobiorca będzie musiał dowiedzieć się wszystkiego, co niezbędne, aby pracować nad Twoim projektem. Dlatego brief, można potraktować jako zaproszenie do współpracy.

Kto może sporządzić brief?

Brief projektowy może być przygotowany przez:

• klienta - najczęstsza opcja, jednak bardzo ważne, aby wszelkie założenia były przygotowane w sposób jasny i w miarę możliwości szczegółowy. Zdecydowanie ułatwi to rozpoczęcie pracy projektantowi.
• projektanta - po wstępnym spotkaniu/rozmowie,
• wspólna praca Ciebie i projektanta.

W przypadku briefu dla grafika wykonuje go bardzo często specjalista do spraw marketingu, zatrudniony przez klienta lub projekt managera - w przypadku bardziej złożonych projektów i większych firm.

Rodzaje i typy briefów

Istnieje wiele rodzajów briefów - kreatywny, otwarty, zamknięty, agencyjny, reklamowy itp. Bardzo często możesz znaleźć gotowe formatki na stronach internetowych agencji. Nie istnieje jeden uniwersalny wzór. Przygotowanie wstępnych informacji to bardzo ważny etap współpracy, dobrze rozpisany brief będzie połową sukcesu. Umożliwi przygotowanie projektu zgodnie z oczekiwaniami klienta. Klarowna wizja dla obu stron przynosi doskonałe efekty.

Brief, czyli baza projektu. Zazwyczaj ma formę dokumentu tekstowego, który zawiera wszelkie oczekiwania, określa priorytety i potrzeby. Zadaje konkretne pytania, na które należy odpowiedzieć. Zazwyczaj ma postać formalną, jednak niektórzy są zwolennikami powstania tego dokumentu w trakcie rozmowy na temat projektu. Może być napisany w luźny i swobodny sposób, z podaniem konkretnych skojarzeń i spostrzeżeń. Głównie ma na celu usystematyzowanie i uporządkowanie podstawowych założeń projektu.

11 punków obowiązkowych, czyli co powinien zawierać dobry brief?

Powtarzalne elementy, które znajdziesz w praktycznie każdym briefie:

1. Dane
2. Informacje o firmie
3. Rodzaj projektu
4. Cele
5. Grupa docelowa
6. Bezpośrednia i pośrednia konkurencja
7. Pozycjonowanie marki
8. Sugestie
9. Załączniki
10. Terminy
11. Budżet

1. Dane

Dane zleceniodawcy i osoby decyzyjnej (imię, nazwisko, nazwa firmy, e-mail, telefon) - dostarcza to informacji z kim konkretnie mamy do czynienia, dla kogo projektujemy i z kim można się kontaktować w razie, pytań, ustaleń, a w późniejszym okresie płatności.

2. Informacje o firmie

Kilka najważniejszych faktów, które mogą wesprzeć projektanta w poznaniu i zrozumieniu marki. Jeśli posiadasz stronę internetową lub social media firmy, warto je zawrzeć, ponieważ pozwoli to na jeszcze lepsze poznanie brandu

3. Rodzaj projektu

Konkrety, konkrety, konkrety. Odpowiedz sobie na pytanie, czego szukasz? Plakatu, logo, design wizytówki, a może strony internetowej? Kolejnym krok? Przygotowanie odpowiedzi na kluczowe dla projektu pytania.

Przykładowa lista kontrolna:

Jeśli potrzebujesz:

• projekt logo, to czy chcę krój pisma, obraz, a może obie z tych rzeczy?
• strony internetowej, to czy mam programistę i motyw w WordPressie, czy to też muszę uwzględnić?
• plików do druku, to jakie formaty i rozmiary mnie interesują?
• papieru firmowego, to czy chcę edytowalne szablony do programu Word?

4. Cele

Zleceniodawca powinien dokonać analizy własnej działalności, dzięki czemu projektant otrzymuje jasne informacje o firmie i poznaje markę. Postaw sobie jasno określony cel lub cele projektu, czyli po co powstaje koncepcja - bardzo ważny punkt briefu. Przykłady:

• Po co powstaje projekt?
• Do czego ma być wykorzystany i jak?
• Po co tak naprawdę tworzysz?
• Chcesz odświeżyć swoją markę? A może dopiero ją zakładasz?
• Masz zamiar wprowadzić pewną innowację?
• Co chcesz przekazać i dlaczego?
• Próbujesz sprzedawać więcej produktów lub zdobyć świadomość produktu/usługi?

5. Grupa docelowa

Najprościej do kogo chcesz dotrzeć - należy jasno usystematyzować odbiorców projektu. Unikaj zbyt dużych rozbieżności. Coś co ma trafić do wszystkich, zazwyczaj trafia do nikogo - warte zapamiętania stwierdzenie. Ty jako przedstawiciel firmy znasz swoich odbiorców najlepiej. Załóżmy, iż Twoimi głównymi odbiorcami będą kobiety. Nie możesz powiedzieć, że chcesz trafić do wszystkich kobiet.

Przypisz im konkretne cechy:

• W jakim są wieku?
• Jaki styl życia prowadzą?
• Ile zarabiają?
• Gdzie mieszkają?
• Jakie mają zainteresowania, hobby?
• Gdzie robią zakupy (w sensie konkretnych produktów)?

Stwórz profil klienta. Jeśli posiadasz kilka grup odbiorców, spróbuj uszeregować ich według ważności. Dobry brief musi zawierać opis grupy docelowej!

6. Bezpośrednia i pośrednia konkurencja

Warto poznać środowisko firmy. Pozwala to na uniknięcie podobieństw w kreacjach. Ponadto wskaż usytuowania Twojego produktu/usługi względem konkurencji. Przedstaw ją! Co odróżnia Twoją firmę od reszty?

7. Pozycjonowanie marki

Każda istniejąca marka posiada pozycję i wizerunek na rynku. W tym elemencie możesz krótko przedstawić historię swojego brandu - wartości, charakter, warstwę emocjonalną związaną z brandem.

8. Sugestie

Jeśli posiadasz już pewną wizję projektu lub inspirację, podziel się nią! Bez strachu, że grafik przyjmie ją jako ostateczną i jedyną. Takie rozwiązanie może skierować projekt na dobre tory. Mile widziane są preferencje związane np. z kolorystyką projektu, emocjami, charakterem wizualnym czy obowiązkowymi elementami (bywa, że marka posiada pewne aspekty, które chce zachować, umieścić lub są obowiązkowe). Kreatywne uwagi są jak najbardziej na plus, często mogą dać wskazówki, które doprowadzą grafika do wizji.

Gdzie szukać inspiracji?

Wrzucam Ci listę przykładowych stron internetowych, jako źródeł inspiracji:

• pinterest.com
• awwwards.com
• behance.net
• dribbble.com
• cssdesignawards.com,
• uimovement.com,
• designspiration.com.

Przeczytaj nasz poradnik i dowiedz się, jak zaprojektować portfolio!

9. Załączniki

Jeśli dysponujesz materiałami, które mogą usprawnić pracę przy projekcie, warto je dodać. Szablony, logo, stare materiały promocyjne itp. Ponadto warto uwzględnić inspiracje, benchmarki, linki, zrzuty ekranów w formie plików graficznych.

10. Terminy

Należy pamiętać, że przygotowanie projektu trwa. Ustalenia związane z terminami są ważne, ponieważ porządkują czas, szanują wzajemną pracę i usprawniają komunikację. Ponadto jeśli, chcesz uzyskać projekt więcej niż jednego elementu, ustal hierarchię i oddzielne terminy dla poszczególnych prac

Uwaga! Pamiętaj, że zbyt krótki termin ogranicza kreatywność!

11. Budżet

Budżet wykonanego projektu zawiera: pomysł, wiedzę, czas, doświadczenie, dodatkowe materiały takie jak zdjęcia, czy fonty - to wszystko kosztuje i musisz być tego świadom. Ponadto nie ma jednej konkretnej ceny za poszczególne rodzaje działań. Projekt wycenia się indywidualnie, ponieważ każdy realizator przedsięwzięcia potrzebuje trochę innego zaplecza, informacji.

Poszczególne firmy działają w określony sposób - mają różnorodne wymagania przy projektach. Inaczej wygląda praca z małym przedsiębiorstwem, odmiennie ze średnim lub dużym, a zdecydowanie odrębnie wygląda proces rebrandingu. Różnice pomiędzy wielkościami firm i rodzajami projektów, mają ogromne znaczenie i zdecydowanie wpływają na poziom ponoszonych kosztów przedsięwzięć.

Co powinien zawierać brief? Infografika. Źródło: opracowanie własne

Teoria to jedno, a praktyka?

Teraz gdy przedstawiłam Ci już podstawy podstaw i wyłożyłam trochę teorii, warto przejść do krótkiego praktycznego podejścia. Tworząc brief, powinieneś odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań. Znając odpowiedzi, łatwiej o sukces dla Twojego biznesu.

Opowiedz mi co chcesz robić? Opowiedz mi o swojej firmie!

• Jaki masz pomysł na biznes? Jeśli Twoja wizja jest przemyślana, powiedz nam o niej! Natomiast jeśli to firma, którą prowadzisz od jakiegoś czasu, przedstaw jej krótką historię.
• Czym zajmuje/ma zajmować się Twoja firma? Masz plan na biznes?
• W jaki sposób chcesz pozyskać/pozyskujesz swoich klientów?
• Jakie kanały sprzedaży bierzesz pod uwagę? Prościej: W jaki sposób chcesz sprzedawać swoje produkty na początku i później?
• Mówiąc kolokwialnie: Gdzie chcesz uderzyć? Do jakiej grupy odbiorców chcesz dotrzeć na początku i w późniejszym czasie?
• Od czego chcesz zacząć?
• Jakie są/mają być Twoje flagowe produkty? Na czym chcesz skupić największą uwagę?

Krótko opowiedz o swojej firmie/wizji. Zapytasz, ale jak? Przedstaw swoją działalność w taki sposób, jakbyś właśnie spotkał znajomego na imprezie - zamiast klasycznej prezentacji sprzedażowej. Baw się, odpowiadając na pytania! Niestety ludzie mają skłonności do sprzedawania swojego biznesu, zamiast zwykłego mówienia o nim. Możesz powiedzieć, co kochasz w swoim biznesie i co napawa Cię dumą!

Jeśli nie jesteś w stanie odpowiedzieć na te pytania - To nic! To świetna okazja do przemyślenia kilku kwestii związanych z Twoim biznesem. Co ciekawe, większość przedstawicieli naprawdę innowacyjnych przedsiębiorstw ma trudność z odpowiedzią w ciągu 30 sekund, czym zajmuje się ich firma. Częściej udaje się to nieinnowacyjnym biznesom. Z tego powodu coraz częściej można zauważyć zjawisko restartowania niektórych startupów, które dopiero po jakimś czasie zaczynają działać.

Dlatego tak ważne jest odpowiednie przemyślenie koncepcji działania, ponieważ skonkretyzowana wizja ułatwia działanie. Ty wiesz czego chcesz, projektowanie graficzne będzie zdecydowanie łatwiejsze i z pewnością przyniesie skutek. Kompletne wytłumaczenie projektantowi swojej koncepcji pozwoli uniknąć klapy i doprowadzić projekt do zadowalających efektów.

Odpowiednia, przemyślana koncepcja działania daje konkretne wizje. Ty wiesz czego chcesz, więc projekt będzie łatwiejszy do stworzenia. Skutek również będzie bardziej precyzyjny. Im lepiej wytłumaczysz projektantowi lub grafikowi

Krótkie rady, które pozwolą Ci przygotować dobry brief

1. Pisz krótko, precyzyjnie i zwięźle. Bez wypracowań na kilka stron – na najlepszy brief wystarczy jedna strona A4. Lepiej zastosować hasła, niż długie zdania.
2. Tworząc go, podejdź do tego na luzie! Unikaj sprzedażowo-biznesowych prezentacji!
3. Napisanie briefu to nie sprawdzian z wiedzy o Twojej marce, jeśli czegoś nie rozumiesz omów to z projektantem. Rozmowa z doświadczonym specjalistą na pewno pomoże.
4. Unikaj umieszczania suchych danych. Umieszczaj same niezbędne informacje.
5. Unikaj zdań i wskazówek dotyczących efektu projektu: „Ma być faaajnie”, „Efekt wow”, „Chcę, żeby wyglądało super” - to nic nie wnosi. W żaden sposób nie określa to Twoich oczekiwań.
6. Bierz pod uwagę konkretne terminy, nie mogą być zbyt krótkie, nierealne. Im bardziej złożony projekt, tym więcej czasu wymaga realizacja.
7. Pamiętaj o strukturze - zachowaj klarowny podział na nagłówki i sekcje.
8. Rzeczy, które dla Ciebie są oczywiste, nie dla wszystkich muszą być. Dlatego pamiętaj, aby jasno określać swoje oczekiwania.
9. Warto dostarczyć stare materiały promocyjne, które mogą pomóc projektantowi.
10. Sprawdź, czy zawarłeś wszystkie niezbędne informacje, które umożliwiają zrozumienie Twojego zlecenia.

Dobry brief jest:

• spójny - przemyślany od początku do końca. Stworzenie zlepka różnych informacji bez większego ładu i składu, nie doprowadzi do niczego dobrego.
• prosty - powinieneś zawrzeć w nim całą kwintesencję zebranych informacji.
• ciekawy - spróbuj zaciekawić, a nie zanudzić odbiorcę. Zawrzyj pewną ciekawostkę, interesujący nieznany do tej pory fakt z różnych obszarów. A jeśli mówisz o oczywistych rzeczach, mów w sposób nieoczywisty.
• inspirujący - przedstaw swój biznes, aby zainspirować kogoś do działania nad nim.

Dla ułatwienia, infografika:

Dobry brief, czyli jaki? Źródło: opracowanie własne

Podsumowanie

Pamiętaj, że przygotowanie briefu to TYLKO jego wstępne założenia. Możliwe do dopasowania, elastyczne i możesz je później modyfikować. Złote zasady projektowania graficznego i idealna recepta na brief nie istnieje, lecz zastosowanie do wyżej wymienionych kwestii może być dobrym wyjściem do dalszych prac. Prosty i spójny brief spełni swoje podstawowe zadanie, a jego przygotowanie pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu, podczas procesu tworzenia projektu. Dlatego warto rozmawiać, słuchać, pytać i tłumaczyć. W tym przypadku ważna będzie jakość nie ilość. Jeśli masz wątpliwości najlepiej przeprowadzić rozmowę ze specjalistami, którzy doradzą w poszczególnych kwestiach. Warto kłaść nacisk na wypracowanie satysfakcjonującego rozwiązania. Niestety wielu klientów lekceważy etap briefingu, poniewaz uważa go za zbędny. Bardzo ciężko o dobre efekty, bez dobrych podstaw.